عندما يتعلق الأمر بالأتمتة، نجد أن المحاسبين يواجهون تلك الأتمتة والتي تستأثر بالأعمال الماهرة وتوفر

الوقت ليصبح المحاسبين أكثر إنتاجية. كيف هذا؟

دائمًا ما كانت الأتمتة جزءًا مخيفًا، لكنه أساسي من القوى العاملة البشرية على مدى أجيال فاليوم، تُقدم

أتمتة المهام باستخدام البرامج نفس التحديات والمزايا التي قدمتها الأجهزة الميكانيكية لأجيال مضت، فقد

كانت عملية التبادل دائمًا متوازنة بين النقطتين المتعارضتين سالفتي الذكر.

التحول الأتوماتيكي وتعارضها مع ساعات العمل والأجر

لا يزال العديد من المحاسبين عالقين في لعبة الساعات مدفوعة الأجر وبالتالي فهم مترددون في تبني

الأتمتة، إنهم يخشون أن تؤدي الأتمتة إلى انخفاض مضاعف للساعات مدفوعة الأجر "لأن العمل يتم بشكل

أسرع) ونفقات أعلى "بسبب تكاليف البرامج الإضافية التي عليهم سدادها إلى بائعي البرامج".

رغم هذه المخاطر بإمكان معظم المحاسبين "إن لم يكن جميعهم" الاستفادة من أتمتة المهام التي تقلل من الأعباء على عقولهم بحيث يتفرغون لتوفير التحليل المهني والتوجيه والآراء الحكيمة لعملائهم.

في النهاية يلجأ إلينا العملاء بصفتنا شركاء موثوق بهم أثناء المواقف المهمة وعالية المخاطر وليس من

أجل قدرتنا على القيام بالعمليات الحسابية.

نظرًا لأن قاعدة العملاء هي شركات ناشئة، حيث تنفق الغالبية العظمى من أموال رأس المال الاستثماري ولا يحققون أرباحًا، يتوجب علينا عرض أتعاب معقولة "أو منخفضة" لجذب العملاء والاحتفاظ بهم ، فقد أدت

رغبتنا في خدمة أكبر عدد ممكن من العملاء، إلى جانب الحاجة إلى عرض أتعاب مخفضة، إلى تبني أكبر

قدر من عمليات الأتمتة. كلما تمكنا من أتمتة العمل، زاد عدد أعضاء فريقك وأقضي وقتًا جيدًا في إقامة شراكات مع العملاء من خلالجولات التمويل وغيرها من اللحظات المحورية ، كما نشجع عملائنا على أتمتة أكبر قدر ممكن من أعمال المكتب الخلفي حتى يتمكنوا من تقليل معدل الإنفاق مع الاحتفاظ بنظام صارم لإجراء أعمال التوثيق والتنظيم.

وأدى بناء حلول آلية متكاملة لمئات الشركات الناشئة إلى تحقيق الكثير من الدروس التي يمكن لكل محاسب وماسك دفاتر الاستفادة منها. فيما يلي بعض المهام التي تمت أتمتتها وساعدت الشركات في تسهيل سير العمل والتي نعتقد أن على جميع المحاسبين "الذين لم يقوموا بذلك بعد" أتمتتها اليوم:

١- كشوف الرواتب

ربما تمثل كشوف الرواتب السهلة والمتسقة تحديا للشركات سريعة التوسع. في كثير من الأحيان، يتم

تكليف موظف واحد من إدارة الموارد البشرية بإدارة كمية متزايدة بشكل كبير من العمل مما قد يخلق عقبة

ويبطئ من عملية النمو.

من خلال استخدام واحدة من خدمات كشوف الرواتب الرقمية المتعددة في السوق، بإمكان مؤسسي الشركات توفير الوقت والمال ومساعدتهم على التويع " بصفتي من محبي الأتمتة، أحب الخدمات والميزات التي تسمح لي بتنفيذ المهام بشكل آلي"، بحيث يمكن القيام بالمهام مثل كشوف الرواتب وإنجازها رقميًا وضمان ألا تفوتك أي ملفات مهمة مثل 941 أو DE9. إذا كنت تعمل مع عملاء ممن يقومون عادة بتوسيع قاعدة الموظفين بسرعة كبيرة، فإن أتمتة كشوف الرواتب تعد أمرًا بالغ الأهمية.

٢- النفقات

تخلص من الإيصالات الورقية! إن استخدام خدمة تتبع النفقات الرقمية يسهل للغاية توثيق كل شيء دون كل هذا القدر من الملل والصداع ، حيث ترتبط هذه الخدمات مباشرة مع معظم برامج المحاسبة الرئيسية، بحيث تتم جميع الفهرسة والتنظيم بسهولة خلف الكواليس.

عند القيام بذلك بشكل صحيح، قد تصبح المزايا الضريبية المكتسبة من خلال تتبع النفقات آليًا هائلة. منذ

وقت قريب، كان على المحاسبين التدقيق في مجموعة لا نهائية من الإيصالات في صناديق. نظرًا لمدى

سهولة استخدام بعض برامج تتبع النفقات، فلا يوجد سبب للتخلي عن هذه الأموال وعدم الاستفادة منها.

٣- الموارد البشرية والاستحقاقات

هناك عدد هائل من خدمات الموارد البشرية والاستحقاقات الرقمية الرائعة، خاصة إذا كان بالشركة عددًا أقل

من 100 موظف بدوام كامل. ستوفر معظم الخدمات لوحة معلومات شاملة حيث يمكنك إدارة استحقاقات

العملاء، وخطابات العروض، والانقطاع عن العمل، والوقت/الحضور، وأكثر من ذلك بكثير.

مثل كل شيء آخر في هذه القائمة، من المهم أن تتم الخدمة التي تختارها بشكل يتوافق مع برنامج المحاسبة الخاص بك "وهو تقريبًا ما تقوم به جميع الشركات الكبرى"، لذلك عندما يسألك العميل في النهاية، "كم تحديدًا المبلغ الذي أنفقناه في اليوم الذي قضيناه في المنتجع الصحي الشهر الماضي؟" يمكنك تقديم إجابة دقيقة للعميل لأن برامج الاستحقاقات والنفقات والمحاسبة الخاصة بك قد قامت بكل العمل.

فى النهاية .. كمحاسبين، فإن القيمة الحقيقية التي نقدمها لعملائنا تتمثل في خبراتنا وتوجيهاتنا لهم، فكلما زاد عدد المهام التي يمكننا تشغيلها آليًا أو أتمتتها، توافر لدينا المزيد من الوقت لتقديم أعلى مستوى من الخدمات لعملائنا.

مع تطور وتحسن البرمجيات والتكنولوجيا، فإن العوامل الإنسانية مثل الثقة والنزاهة والحكمة التي نقدمها

لعملائنا تصبح العامل الأهم. علاوة على ذلك، ومع توافر المجموعة المتزايدة باستمرار من أدوات

البرمجيات للمحاسبين اليوم، أصبحت أتمتة المهام الشاقة أسهل من أي وقت مضى حتى يتوافر لديك وقت أكبر لتقديم التوجيه المهني لعميلك.

لقد حققت الطرق الرائدة في دمج هذه التقنيات معًا فوائد هائلة للشركات التي نتعامل معها، لذلك نرجو أن تبدأ في تطبيق الأتمتة وأن تقضي المزيد من الوقت في خدمة عملائك.