هذا التقرير هو الثاني من سلسلة إدارة المخاطر ويتضمن 10 خطوات لإدارة المخاطر بنجاح، حيث أبرز التقرير الأول "ثمان خطوات لإنشاء برنامج قوي لإدارة المخاطر" مزايا وخطوات إنشاء برنامج إدارة المخاطر، وهما نتيجة للمناقشات التي دارت في اجتماعات لجنة الشركات الصغيرة والمتوسطة التابعة للاتحاد الدولي للمحاسبين التي عقدت مؤخرًا، والتي تضم ممارسين من جميع أنحاء العالم الذين شاركوا بوجهات نظرهم وأفكارهم والمواد المدرجة في دليل إدارة الممارسات للشركات الصغيرة والمتوسطة، والذي يتضمن وحدة كاملة عن إدارة المخاطر، بما في ذلك المهنية والأخلاقيات ومشاركة العملاء ومراقبة الجودة وتخطيط استمرارية العمل والتعافي من الكوارث.

تشمل الخطوات العشر الرئيسية ما يلي:

1- البدء بعملية توظيف تتميز بالجودة

يجب أن تعمل عملية التوظيف بالشركة على جذب موظفين من ذوي الكفاءات العالية ممن يتمتعون بالثقة والنزاهة والقدرات الفنية المطلوبة. كما يجب أن تركز على "المهارات الشخصية" بما في ذلك مهارات الاتصال الجيدة والقدرة على العمل في فريق، مما يدعم الممارسات عالية الأداء. يجب فحص ومراجعة المراجع الخاصة بالمتقدمين المدرجين في قائمة المرشحين، مع أي عرض عمل بشرط التحقق من صحة السجلات الأكاديمية والمهنية والمراجع.

2- التأكد من تدريب الموظفين بالشكل الملائم

تزود برامج التدريب الجيدة الموظفين بالمهارات التقنية ومهارات الاتصال وغيرها من المهارات الأساسية الهامة. يجب أن يوضح لهم هذا كيفية تقديم عمل عالي الجودة، ويحدد مهارات الاتصال الأساسية ويعزز الحاجة إلى تطبيق أسلوب مهني في تعاملهم مع العملاء وأعضاء الفريق. يتضمن دليل إدارة الأفراد قسم كامل بعنوان "قوة الأفراد: وضع إستراتيجية الأفراد"، والذي يتناول القيادة وإدارة الموظفين والاحتفاظ بهم وتقدير جهودهم وتدريبهم وتطويرهم.

3- عدم إسناد مهام تتجاوز مستويات القدرة أو الكفاءة

يعتبر التفويض ضروريًا لتحقيق النمو المستمر للشركة. تستلزم عملية التفويض الجيدة عدم إسناد المهام إلا إلى الموظفين القادرين على التعامل معها. ستعمل عملية التفويض الفعال على زيادة المهارات المهنية لكل موظف بشكل طفيف. يجب على الشريك أو المدير توجيه الموظف فيما يتعلق بالجوانب الجديدة أو غير المألوفة لهذا العمل.

4- التأكد من اطلاع الموظفين على الأنظمة والإجراءات القياسية

بدون توافر الأنظمة المناسبة، قد لا يتوافر للفريق إرشادات واضحة وموجزة للعمل بموجبها. في المقابل، قد يؤدي هذا إلى مخاطرة الشركة بسمعتها المهنية وفقدان ثقة العملاء. تعد الأنظمة والإجراءات جزءًا لا يتجزأ من أسلوب الشركة في إدارة الجودة.

5- توافر إجراء لتحديد نقاط الضعف أو المشاكل بالأنظمة

يجب على كل عضو بالفريق البحث عن أي أوجه قصور في النظم. بمجرد تحديد أوجه القصور أو الضعف أو المشكلة، يجب إبلاغ مدير الشركة أو الشريك ذي الصلة للتعامل معها وحلها.

6- استخدام عمليات مراجعة مناسبة

يجب توافر عملية ثابتة لمراجعة جميع المهام المنجزة. هذا أمر لا يقل أهمية بالنسبة لكبار الموظفين والشركاء عن أهميته بالنسبة للموظفين من الطلاب والخريجين. الجميع يرتكبون أخطاء، وأفضل طريقة لتجنب أي مشاكل قد تنشأ هي وجود نظام للمراجعة. هذا يسمح لشخص آخر بمراجعة العمل، وتحديد الأخطاء وتصحيحها قبل إرسال المواد غير الصحيحة خارج المكتب.

7- أن تكون الأتعاب الأساسية ملائمة

تحديد "العميل المثالي" للشركة. قد يكون العميل هو الشخص الذي يستخدم مجموعة كبيرة من خدمات الشركة، ولا يعترض على الأتعاب ويكون العمل لصالحه ممتعًا. يتم إنشاء الشركات لأجل هذا النوع من العملاء.

سيكون لكل شركة عملائها الكبار ومع ذلك، ينبغي توخي الحذر من السماح لعميل واحد أو مجموعة صغيرة من العملاء بالسيطرة على الأتعاب الأساسية لأنهم إذا تركوا الشركة لأي سبب من الأسباب، فقد تتعرض الشركة للخطر. عندما يهيمن عميل واحد على قاعدة العملاء، هناك أيضًا مخاطرة أن يتأثر الموظفون بشكل غير معقول بمطالب ذلك العميل.

8- التأمين الملائم

تمثل المبادئ المذكورة أعلاه جميع أشكال التأمين ضد الحوادث. ومع ذلك، سيتعين على الشركة الحصول على بوالص تأمين تجارية رسمية بغرض الحماية. المخاطر كثيرة ومنها، على سبيل المثال، حرائق المكاتب أو مطالبات التعويض المهني ضد الشركة. توفر أقساط التأمين بعض الحماية، لكنها لا تغطي جميع الخسائر المحتملة ضد الشركة. رغم من السهل القول بأن أفضل أشكال الحماية هو تجنب المشكلة في المقام الأول، إلا أنه لا يزال من الحكمة الحصول على بوالص التأمين.

9- تكنولوجيا النسخ الاحتياطي والسجلات

يعتبر توافر التكنولوجيا المناسبة وإجراءات النسخ الاحتياطي للسجلات أمر بالغ الأهمية. على سبيل المثال، يجب توافر خادم كامل للنسخ الاحتياطي للملفات الرئيسية، أو خيارات النسخ الاحتياطي السحابي. يجب إجراء عملية نسخ احتياطي للبيانات بشكل متكرر والاحتفاظ بنسخة بعيدًا عن مقرات الشركة. يتم إجراء اختبار الاسترداد بشكل دوري لمعرفة ما يحدث والتحقق مما إذا احتاجت الشركة استعادة أو استبدال خادم الملفات أو أحد المعدات الرئيسية. لمزيد من التفاصيل، يرجى الاطلاع على "وضع استراتيجية التكنولوجيا".

10- الاطلاع الكامل على الإرشادات الخاصة بالخصوصية وسرية معلومات العملاء

وأخيرًا، فإن التدريب الاحترافي يولي أهمية كبرى للحفاظ على سرية معلومات العمل. إن الامتثال لروح ونص المتطلبات المختلفة "الأخلاقية و / أو القانونية" لسرية معلومات العملاء وأمن المعلومات الخاصة يعتبر الآن إحدى حقائق الحياة التجارية. يجب التأكد أن الفريق على دراية بواجب العناية المطلوبة.